Realizacja umów i zamówień B2B: Przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie kontrahentba przed zawarciem umowy oraz do prawidłowej realizacji zamówień (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Optymalizacja obsługi Klienta i przygotowywanie ofert (Technologia AI): W celu przyspieszenia czasu reakcji na zapytania ofertowe, Drukarnia wykorzystuje zaawansowane systemy teleinformatyczne oparte na algorytmach sztucznej inteligencji (AI). Algorytmy te mogą analizować treść zapytań handlowych, specyfikacji i wiadomości e-mail w celu automatycznego wygenerowania wstępnej propozycji cenowej lub szablonu odpowiedzi. Każda tak przygotowana oferta lub odpowiedź handlowa jest weryfikowana i zatwierdzana przez pracownika Drukarni przed jej ostatecznym wysłaniem do kontrahenta (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na automatyzacji procesów biznesowych i podnoszeniu jakości obsługi).

Wypełnienie obowiązków prawnych: Wynikających z przepisów prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Wysyłka Newslettera B2B: Na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane osobowe kontrahentów mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom trzecim wyłącznie w celu prawidłowej realizacji procesów biznesowych Administratora. Odbiorcami danych mogą być:

Dostawcy technologii sztucznej inteligencji (AI): W celu generowania ofert i automatyzacji odpowiedzi, treść korespondencji biznesowej może być przetwarzana przy użyciu bezpiecznych interfejsów API dostarczanych przez zewnętrzne podmioty technologiczne (np. OpenAI, Microsoft). Dane te są przetwarzane wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi i nie są wykorzystywane przez dostawców zewnętrznych do trenowania publicznych modeli językowych.

Transfer danych poza EOG: W związku z korzystaniem z narzędzi takich jak Trello czy systemy AI, dane mogą być przekazywane do państw trzecich (np. USA). Administrator zapewnia, że korzysta wyłącznie z usług dostawców, którzy gwarantują najwyższy stopień ochrony danych, zatwierdzony przez Komisję Europejską (poprzez stosowanie Standardowych Klauzul Umownych oraz certyfikatów typu Data Privacy Framework).

W przypadku danych przetwarzanych w celu realizacji umowy – przez okres trwania umowy oraz do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (zasadniczo 3 lata w obrocie B2B).

W celach księgowych i podatkowych – przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W celach marketingowych (Newsletter) – do momentu wycofania zgody przez użytkownika lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,

Prawo do sprostowania (poprawiania) danych,

Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"),

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

Prawo do przenoszenia danych,

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (w tym sprzeciwu wobec przetwarzania korespondencji przez algorytmy AI).

Administrator stosuje zaawansowane środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.

Połączenia z serwisem waikiki.pl są w pełni szyfrowane przy użyciu protokołu SSL/TLS.

Dane przetwarzane w systemach informatycznych Drukarni (w tym w narzędziach zintegrowanych z AI) znajdują się w odizolowanych środowiskach bazodanowych chronionych zaporami sieciowymi (firewall) oraz systemami kontroli dostępu. Dostęp do nich posiadają wyłącznie imiennie upoważnieni pracownicy i współpracownicy.

Dokumentacja w formie tradycyjnej (papierowej) jest przechowywana w fizycznie zamkniętych obszarach (szafy pancerne, sejfy) w siedzibie Spółki i jej oddziale, do których dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione.

Serwis internetowy waikiki.pl  automatycznie zbiera informacje zawarte w plikach cookies oraz generują standardowe logi serwerowe (dane statystyczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty).

Pliki cookies wykorzystywane są wyłącznie w celach technicznych – do prawidłowego funkcjonowania sklepów, utrzymania sesji zalogowanego kontrahenta oraz optymalizacji korzystania ze stron www.

Użytkownik może w każdej chwili zablokować lub ograniczyć instalowanie plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji: Pomimo wykorzystania algorytmów sztucznej inteligencji (AI) do generowania projektów ofert oraz szablonów odpowiedzi e-mail, dane osobowe kontrahentów nie podlegają w pełni zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało. Każdy proces ofertowania i komunikacji zawiera tzw. czynnik ludzki – dokumenty i odpowiedzi są ostatecznie sprawdzane, modyfikowane i autoryzowane przez personel Drukarni.

Profilowanie: Dane osobowe nie są wykorzystywane do automatycznego, algorytmicznego profilowania zachowań użytkowników w celu dostosowywania ukrytych cen lub śledzenia aktywności zakupowej na innych witrynach internetowych.

Niniejsza Polityka Prywatności może być w przyszłości aktualizowana w przypadku zmian technologicznych (w tym rozwoju narzędzi AI) lub zmian w przepisach prawa. Każda nowa wersja dokumentu zostanie opublikowana w serwisach z wyraźnym zaznaczeniem daty jej wejścia w życie.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO).